Protocolos familiares: qué son y para qué sirven

El protocolo familiar es un acuerdo entre los miembros de la familia empresaria que ordena las relaciones entre la familia y la empresa en su condición de accionistas de un patrimonio compartido.

El acuerdo tiene como objetivo sentar las bases de la continuidad de la empresa familiar tomando como punto de referencia el legado y el ADN familiar (la historia, los valores, el propósito, la misión y la visión), estructura el modelo de gobierno y la toma de  decisiones, asi como las normas que van a regular la relación de la familia empresaria con la empresa familiar y su transición hacia generaciones futuras.

A la hora de desarrollar un protocolo familiar, es muy impotante tener como meta que el acuerdo sea aprobado y respetado por todos . El protocolo familiar no debe acabar siendo un papel que se guarda en un cajón. Hay que dotarle de vida propia para que se convierta en en un documento vivo que pueda ser implementado y funcione de forma eficaz a la hora de resolver los retos y discrepancias que la continuidad de la empresa familiar conlleva.

¿Cómo se diseña un protocolo familiar exitoso?

Una de las cuestiones primordiales para su exito es que haya claridad en cuanto a las expectativas respecto a este documento, el proceso y los objetivos que se persiguen. Es fundamental que los acuerdos sirvan para fortalecer la relación entre los miembros familiares en sus diferentes roles (como familia,ejecutivos y consejeros), faciliten la implementación de la visión de la familia respecto a la empresa familiar, y contribuyan en su conjunto al florecimiento tanto de la familia como de la empresa.

Lejos de ser una solución automática para resolver o dirimir los conflictos entre las partes, el protocolo ha de entenderse como el resultado de un proceso de colaboración y diálogo. El documento en el que se materializa el protocolo es, en definitiva, el resultado de una serie de conversaciones y decisiones informadas sobre los distintos temas que se incluyen en el mismo.

Cada empresa familiar y cada familia empresaria es distinta, por lo que cada protocolo familia deberá ser también distinto. Un traje a medida que debe tener, al mismo tiempo, la flexibilidad de adaptarse a los cambios y a la propia evolución de la empresa familiar a través de las distintas generaciones.

Al mismo tiempo, existen dilemas y conversaciones que son genéricas a todas las empresas familiares. Preguntas que toda empresa familiar debe hacerse cuando afrontan un proyecto de esta naturaleza, con la intención de dejar plasmado en un documento que sirva de testimonio y guía para andar el camino de continuidad a futuro

• Las razones detrás de la existencia de la empresa. Los valores, el propósito, y la misión y visión de la empresa familiar. En ocasiones, de este diálogo puedan haber  familias que resuelven que no desean o que no es viable seguir juntos. En este sentido, el protocolo también abre caminos de salida.
• Los valores de la empresa. Al momento de definir esta parte esencial del protocolo, surge una oportunidad para discutir si los miembros de la familia comparten y viven esos valores.
• El proceso de sucesión y la transición generacional va a poner a prueba el propio ciclo vital de cada persona de la familia empresaria y la capacidad de colaborar y trabajar juntos en pro de ese legado.

Es fundamental que las soluciones planteadas en el protocolo surjan de la familia. Ha de ser el protocolo familiar que refleje la cultura, el lenguaje y la idiosincrasia de cada familia empresaria en particular. La familia tiene que sentir que ese es “su documento”, no el que han elaborado unos asesores externos. Los asesores estamos para guiar y facilitar el proceso y, claro también, para aportar nuestras experiencias con otras empresas familiares trayendo a la mesa las buenas prácticas y los errores que otros han cometido.

¿Qué no es el protocolo familiar?

Un protocolo familiar no es una forma de resolver una problemática específica en una empresa familiar, como por ejemplo una rivalidad preexistente entre miembros de la familia, o una mala gestión por parte de un ejecutivo familiar, ni de forzar a un fundador a retirarse. Sin embargo, las problemáticas de este tipo pueden y deberían hablarse y resolverse durante el proceso previo a la definición del protocolo.

Por otro lado, los protocolos tampoco funcionan como directivas o imposiciones desde el fundador y hacia las futuras generaciones; por el contrario, es un acuerdo y compromiso moral entre los miembros de la familia.

Finalmente, el protocolo no es un documento cerrado y de duración indefinida en el tiempo. Por el contrario,debe ser un documento vivo. Las reglas que funcionan para una generación no tienen por qué funcionar para las siguientes y por ello el acuerdo debe de incorporar cómo se revisarán las reglas en la medida que tanto la familia como la empresa vayan evolucionando en el tiempo y cómo se actualizará el acuerdo.